Inicialmente, la aplicación whatsapp, era utilizada a nivel personal, pero actualmente existe WhatsApp Business, que ha sido desarrollada especialmente para pequeñas y medianas empresas, facilitando las interacciones con los clientes, ya que ofrece herramientas para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes. Esto no solo se utiliza con clientes y proveedores, sino también con personal de la empresa, debido a esto, debe cumplir con los principios del RGPD y la LOPDGDD.

Los datos personales que trata la aplicación, además de los mensajes propiamente dichos, que pueden ser imágenes, videos, texto del mensaje, son número de móvil, nombre del titular o acrónimo, foto de perfil, información básica.

Las obligaciones que debe cumplir la empresa al utilizar whatsapp son los siguientes:

Informar a los usuarios que utilizas whatsapp

Como marca el RGPD, deberemos de informar a todos los usuarios que utilizamos la aplicación para fines de negocio, siempre antes de empezar a utilizarla, con la finalidad del tratamiento que puede ser, por ejemplo, con fines comerciales, información de productos y/o servicios, como vía de comunicación, reservas, etc.

Pedir el consentimiento para tratar sus datos.

Debemos de tener en cuenta, que si se utiliza para fines comerciales, y según el Art. 21 de la LSSICE, deberemos de tener el consentimiento expreso del destinatario, ya que dicho artículo dice que queda totalmente prohibido enviar publicidad a un destinatario que no haya dado su consentimiento expreso. Según el RGPD, deberá quedar demostrado que el interesado dio su consentimiento expreso para tratar los datos por este medio.

El consentimiento expreso, debe ser una acción clara afirmativa, informada, libre e inequívoca de que el titular de los datos acepta la recepción de la publicidad. Y por ende, deberemos de guardar ese consentimiento, para poder demostrarlo en caso de petición.

Derechos de los interesados

También deberemos cumplir con el ejercicio de los derechos de los interesados, informando de donde los pueden ejercer y de qué manera.

Confidencialidad del tratamiento.

Al igual que con otros sistemas deberemos de tener en cuenta la confidencialidad de los mensajes de whatsapp, garantizando al usuario que los datos que ha facilitado, se le aplican medidas de seguridad y son confidenciales. Lógicamente, sólo los deberá tratar personal autorizado, y que no pueda acceder cualquier persona.

Deber de secreto

Al igual que con cualquier fichero, todo el personal de la empresa que tenga acceso, deberá guardar deber de secreto de los mensajes del aplicativo.

Medidas de seguridad.

Además de los anteriores puntos, uno de los más importantes son las medidas de seguridad que aplicaremos a los dispositivos que tengan el aplicativo de whatsapp instalado para la empresa, por lo que deberemos tener especial cuidado con la custodia de los dispositivos.

La empresa deberá de tener un procedimiento para el uso de los dispositivos que pueden almacenar datos.