Consejos para empresas y empleados a la hora de hacer videollamadas y conexiones remotas

Al actual estado de confinamiento, debemos añadir la ciberseguridad, ya que muchas empresas operan mediante teletrabajo, por lo que: ¿Están empleados y empresas protegiendo sus datos correctamente?

El uso de la comunicación digital,  mediante videoconferencias, ha crecido en estos tiempos y nos hemos tenido que adaptar al teletrabajo con motivo de la pandemia del  COVID-19. Muchas empresas están adaptando soluciones digitales para seguir con sus actividades, pero no se debe hacer de cualquier forma, ya que podemos tener consecuencias negativas al no cumplir con las normativas de protección de datos.

Desde Segurinfo queremos daros unas pautas para que sea seguro y fiable. Estas prácticas si se llevan a cabo, aseguran tus datos personales e información sensible en videoconferencias.

Prácticas para usuarios:

Configurar y confirmar la reunión. Es recomendable confirmar con antelación la configuración para no encontrarse con sorpresas inesperadas; probar audio y video antes de la llamada para asegurarse de que ambos funcionen correctamente.

Conocer la herramienta. Es recomendable, hacer pruebas y tener un control de la herramienta que vamos a utilizar, y saber el funcionamiento básico, como para silenciar el micrófono, apagar la cámara o abandonar la reunión.

En algunas herramientas de videoconferencia deberemos de descargar el software antes de la reunión. Es recomendable hacer esto con anticipación para no perder tiempo y siempre desde el sitio web original del software.

Compartir pantalla. Cuando compartimos pantalla, la persona o personas que asisten a la reunión pueden ver todo lo que está en la pantalla, por lo que deberemos de tener en cuenta, que tenemos abierto, ya que puede contener datos sensible o personales, visibles a esas personas. Debemos  evitar en lo posible, problemas de privacidad, o exponer los datos del usuario ya que podría tener graves repercusiones.

Función de moderador. El moderador es quien debe enviar las invitaciones a los participantes, si es una sala para muchas personas. Así podrá supervisar quién asiste y en qué términos, evitando participantes o situaciones comprometidas.

Para organizadores y moderadores: 

No compartir el enlace de la videoconferencia. Para evitar que puedan acceder participantes no deseados, se debe de dar el enlace por privado, vía mail o por mensaje.   

Solicitar un código de acceso. Deberíamos poder contar con un sistema de protección adicional estableciendo un código de acceso para garantizar un buen nivel de privacidad.

Función del moderador. Es quien debe dirigir la reunión y puede ejecutar  acciones cuando sea necesario, como insonorizar la sala,  expulsar a algún participante, bloquear la reunión, etc.

Debemos de poner especial atención en que software de videoconferencia que utilizamos, sería conveniente probar varios programas y ver cómo funcionan y que medidas de seguridad tienen, como ver que políticas de cifrado y privacidad tienen, normalmente las publican en sus políticas en sus sitios web.

Deberíamos tener en cuenta las siguientes cuestiones:

• Qué datos recopila
• Cómo está protegido
• Cuánto tiempo se guaran los datos y,
• Con qué finalidad.

Recordar que este medio de comunicación ha tenido un auge muy grande debido al confinamiento, y que muchas de las personas que lo utilizan, no utilizaban antes ningún medio digital, como pueden ser las personas mayores, y es importante saber cómo debemos de realizar las conexiones.

Desde Segurinfo os podemos aconsejar en las medidas a tomar en la empresa para realizar una conexión segura.