Canal de denuncias obligatorio para empresas con más de 50 empleados
El 1 de diciembre de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 o del Canal de denuncias, que exige a todas las empresas con más de 50 empleados están obligados a implementar un canal de denuncias para cumplir la normativa.
El canal de denuncias obligatorio para empresas es una realidad y desde el 1 de diciembre las autoridades sancionadoras ya están realizando inspecciones y pronto comenzarán las sanciones.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
De acuerdo a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las empresas con 50 o más empleados deben cumplir con esta obligación e implementar esta herramienta en sus organizaciones, siguiendo las directrices de la normativa.
Además de las empresas de más de 50 empleados, también están obligadas las de menos de 50 empleados que lo marquen otras normativas específicas y empresas cuyo convenio laboral así lo indique.
Los Plazos para implementar el canal de denuncias son los siguientes:
- Las empresas con 250 o más trabajadores tuvieron hasta el 13 de junio de 2023 para adaptarse a la normativa.
- Las empresas de 50 a 249 trabajadores tuvieron hasta el 1 de diciembre de 2023 para implementar el canal de denuncias.
El canal de denuncias es obligatorio desde el 1 de diciembre de 2023
Como hemos señalado, todas las empresas con 50 o más empleados están obligadas a tener un canal de denuncias, independientemente de la actividad que desarrollen o su volumen de facturación.
Las empresas con menos de 50 trabajadores quedan eximidas de implementar un canal de denuncias, salvo que otra ley les obligue a ello o lo haga su convenio de aplicación.
Debemos decir que, aunque la empresa no esté obligada a tener un canal de denuncias, los trabajadores siguen teniendo la responsabilidad de denunciar los delitos o conductas ilícitas de las que puedan ser testigos en la empresa ante las autoridades correspondientes y competentes.
La obligatoriedad del canal de denuncias exige que las empresas pongan en marcha medidas para adaptarse a la normativa, como por ejemplo, nombrar un encargado del canal, decidir los medios por los que se van a efectuar las denuncias, el procedimientos para la tramitación de las denuncias o la notificación de la puesta en marcha del canal a la autoridad correspondiente.
A su vez, la Ley 2/2023 está íntimamente relacionada con las normativas de protección de datos RGPD y LOPDGDD ya que estas son básicas para cumplir con la seguridad de los datos en canales de denuncias. Estas normativas también exigen a las empresas con más de 50 empleados a tener un Delegado de Protección de Datos.
¿Cómo implementar el canal de denuncias obligatorio en tu empresa?
En la Ley 2/2023, se explica los procedimientos que se deben hacer para poner en marcha el canal de denuncias interno obligatorio, así como los requisitos para su correcto funcionamiento.
Pasos a seguir
Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa implica seguir estos pasos:
- Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
- Elegir qué vías de comunicación se van a emplear, siendo lo más recomendable el canal de denuncias digital.
- Nombrar al responsable del canal de denuncias.
- Elaborar el reglamento del canal de denuncias y la política del canal de denuncias.
- Establecer el método de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
- Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
- Comunicar la puesta en marcha del canal de denuncias a la Autoridad de Protección del Informante correspondiente.
- Difundir la existencia del canal de denuncias entre la plantilla.
Si tienes dudas sobre cómo implementar un canal de denuncias en tu empresa o careces de los conocimientos para implementarlo, lo más recomendable es ponerte en manos de profesionales y que ellos realicen la implantación del canal de denuncias de gestión externa con una consultoría, como Segurinfo; nuestros expertos se encargarán de la implementación y de la gestión, evaluación y seguimiento de las denuncias recibidas en el canal, así como te ofrecerán asesoramiento jurídico sobre medidas correctoras a adoptar.
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¿Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias empresarial?
La Ley 2/2023 establece que un canal de denuncias obligatorio en España debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contar con los medios necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos.
- La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
- Se podrán hacer denuncias por escrito y verbales.
- Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias.
- Se emitirá un acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a 7 días desde su recepción.
- Solo podrán acceder a las denuncias el personal autorizado.
- Se le proporcionará información y asesoramiento respecto a cualquier procedimiento del canal de denuncias y recursos a su disposición a los denunciantes.
- Asistencia financiera y otras medidas de apoyo al denunciante, en el marco de un posible proceso judicial.
¿Qué sucede si tu organización incumple la obligación del canal de denuncias?
La normativa establece diferentes sanciones por no tener un canal de denuncias, por obstaculizar su funcionamiento o la labor de sus gestores, por vulnerar la confidencialidad y el anonimato del canal o tomar represalias contra los denunciantes, entre otras acciones castigadas por el régimen sancionador.
Estas sanciones, que pueden aplicarse tanto a personas como las empresas, pueden alcanzar los 300.000 euros para las primeras, y el millón de euros para las segundas, en su grado de mayor gravedad.
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