ADMINISTRADORES DE FINCAS Y PROTECCIÓN DE DATOS

ADMINISTRADORES DE FINCAS Y PROTECCIÓN DE DATOS

El Reglamento UE 2016/679 de Protección de Datos (RGPD) es aplicable en todos los países miembros de la Unión Europea, así como la Ley 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) es aplicable a España.  Esta normativa es de obligado cumplimiento para todas las organizaciones empresariales que tratan datos personales, así como para administradores de fincas y comunidades de propietarios.

LA RELACIÓN EXISTENTE ENTRE ADMINISTRADOR Y COMUNIDADES

Las Comunidades de propietarios tienen por costumbre contratar los servicios de un Administrador de Fincas al que delegan diferentes funciones. El administrador se ocupa generalmente de la gestión contable, fiscal y administrativa de la comunidad; incluido el cumplimiento legal de la normativa de protección de datos.

El administrador, para el buen desarrollo de sus funciones, realiza tratamientos de datos personales por cuenta de la comunidad, convirtiéndose así en Encargado del tratamiento.

Esta relación entre la Comunidad y el Administrador debe regularse con un contrato para el tratamiento de datos por cuenta de terceros. Este documento deberá estar actualizado a los requisitos del RGPD y la LOPDGDD, y deberá contener las obligaciones de cada una de las partes.

OBLIGACIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE FINCAS

El RGPD y hace relativamente poco la LOPDGDD, han introducido importantes cambios legislativos en materia de Protección de Datos. Aunque las principales obligaciones son del Responsable del Tratamiento, que es la Comunidad, los administradores de fincas deberán de tener un papel muy activo y participar activamente en el cumplimiento de estas normativas.

Deberemos de tener en cuenta unos cuantos puntos, como por ejemplo:

1- El Principio de Responsabilidad Proactiva, en el que se aplicarán las medidas técnicas y organizativas, una vez analizados los tratamientos de datos, que garantizarán y permitirán demostrar el cumplimiento del Reglamento.

2- El Principio del tratamiento, que nos dice que sólo se deberán de recoger datos personales estrictamente necesarios para el desarrollo de la actividad, tratarlos de forma lícita y transparente, utilizarlos únicamente para la finalidad acordada y conservarlos hasta que sean necesarios para los fines de tratamiento.

3- Deber de información, en el que los interesados (copropietarios y/o terceros) deben ser informados sobre el tratamiento que se lleva a cabo con sus datos.

4- Registro de actividades, en el que tanto la comunidad (responsable) como el administrador (encargado) deberán documentar todos los tratamientos de datos que realizan en un Registro de actividades. Este punto viene a ser la antigua notificación de fichero, que ya no será necesaria la inscripción ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

COMO PROTEGER LOS DATOS DE LAS COMUNIDADES

Los administradores de fincas (encargados de tratamiento), por norma general, son los que llevan toda la documentación, tanto en papel como digital de las comunidades, y es la que deberá de aplicar las medidas de seguridad oportunas, en base al riesgo existente, así como las personas de la comunidad (Responsable del tratamiento) que dispongan de documentación de la misma, como pueden ser Presidente y vicepresidente.

Estas medidas de seguridad son algunas de ellas y tanto las comunidades, como los administradores deben aplicarlas:

• Limitar el acceso a los datos, tanto en papel como digital.
• Garantizar la confidencialidad y el deber de secreto.
• Evitar el robo, pérdida o destrucción de los datos.
• Permitir la recuperación de datos.
• Custodia de los datos del tratamiento.
• entre otras..

SEGURINFO, desde hace años colabora con administradores de fincas para que todos sus clientes cumplan con la normativa vigente en Protección de Datos. Infórmese sin ningún compromiso, en info@segurinfo.es, le ayudaremos a cumplir con las Leyes en esta materia.